Mục đích và Phạm vi điều chỉnh

Thông tư 09/2021/TT-BLĐTBXH là văn bản pháp quy quan trọng, được ban hành bởi Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội, nhằm mục đích quy định chi tiết về công tác quản lý, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ. Thông tư này đảm bảo tính thống nhất, khoa học và hiệu quả trong việc quản lý di sản thông tin của các đơn vị, đồng thời phát huy tối đa giá trị của tài liệu lưu trữ trong hoạt động quản lý nhà nước, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các lĩnh vực khác.

Phạm vi điều chỉnh của Thông tư bao gồm tất cả các loại hình tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, bao gồm cả tài liệu có giá trị lịch sử lâu dài và tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thường xuyên. Thông tư cũng xác định rõ trách nhiệm của các cấp lãnh đạo, cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong việc thực hiện công tác lưu trữ, từ khâu thu thập, phân loại, bảo quản đến việc khai thác, sử dụng và tiêu hủy tài liệu theo quy định của pháp luật.

Các quy định chi tiết theo từng điều khoản

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Điều 1 của Thông tư 09/2021/TT-BLĐTBXH quy định rõ đối tượng áp dụng và phạm vi của các quy định được nêu trong văn bản. Cụ thể, Thông tư này áp dụng đối với các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp, hợp tác xã và các tổ chức khác có hoạt động liên quan đến việc hình thành, thu thập, bảo quản, sử dụng và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trong phạm vi quản lý của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội. Điều này bao gồm cả các đơn vị sự nghiệp công lập, các tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp và các đơn vị có sử dụng ngân sách nhà nước thuộc lĩnh vực quản lý của Bộ.

Việc quy định rõ phạm vi điều chỉnh giúp xác định rõ trách nhiệm và quyền hạn của các chủ thể liên quan, tránh sự chồng chéo hoặc bỏ sót trong quá trình thực hiện công tác lưu trữ. Điều này cũng đảm bảo rằng các quy định của Thông tư được áp dụng một cách đồng bộ và hiệu quả trên toàn hệ thống các đơn vị thuộc phạm vi quản lý của Bộ, góp phần nâng cao chất lượng công tác quản lý tài liệu lưu trữ nói chung.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Tiếp nối Điều 1, Điều 2 của Thông tư 09/2021/TT-BLĐTBXH xác định cụ thể các đối tượng mà các quy định của Thông tư này sẽ được áp dụng. Điều này bao gồm:

• Các cơ quan quản lý nhà nước về lao động, thương binh và xã hội ở trung ương và địa phương.
• Các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội, hoạt động trong các lĩnh vực như đào tạo nghề, bảo trợ xã hội, y tế, phục hồi chức năng, lao động ngoài nước, an toàn lao động, bảo hiểm xã hội (trong phạm vi quản lý về nghiệp vụ lưu trữ theo quy định).
• Các doanh nghiệp nhà nước hoạt động trong lĩnh vực lao động, thương binh và xã hội hoặc có liên quan đến việc thực hiện chính sách xã hội.
• Các tổ chức, đơn vị có sử dụng ngân sách nhà nước thực hiện các nhiệm vụ thuộc phạm vi quản lý của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội.
• Các tổ chức, cá nhân khác có liên quan đến việc hình thành, thu thập, bảo quản, sử dụng tài liệu lưu trữ trong lĩnh vực lao động, thương binh và xã hội.

Việc xác định rõ đối tượng áp dụng giúp đảm bảo tính khả thi và hiệu quả của Thông tư, tránh việc áp dụng sai đối tượng hoặc bỏ sót các đơn vị, cá nhân có liên quan. Điều này cũng nhấn mạnh vai trò quan trọng của công tác lưu trữ đối với mọi hoạt động của các cơ quan, tổ chức trong hệ thống.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

Điều 3 là điều khoản nền tảng, định nghĩa các thuật ngữ chuyên ngành được sử dụng xuyên suốt Thông tư. Việc hiểu rõ các thuật ngữ này là cực kỳ quan trọng để áp dụng đúng các quy định. Một số thuật ngữ chính có thể được giải thích bao gồm:

• Tài liệu lưu trữ: Bao gồm các tài liệu có giá trị lịch sử, khoa học, kinh tế, văn hóa, xã hội, quốc phòng, an ninh, được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được bảo quản tại các cơ quan lưu trữ nhà nước hoặc lưu trữ của các cơ quan, tổ chức.
• Lưu trữ cơ quan: Hoạt động thu thập, phân loại, chỉnh lý, bảo quản và phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của một cơ quan, tổ chức.
• Văn bản đi: Văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.
• Văn bản đến: Văn bản do cơ quan, tổ chức nhận được.
• Hồ sơ: Tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có những đặc điểm chung khác, được hình thành trong quá trình giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức.
• Phông lưu trữ: Toàn bộ tài liệu lưu trữ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một lĩnh vực hoạt động được hình thành trong quá trình lịch sử.
• Chỉnh lý tài liệu lưu trữ: Việc xác định giá trị, khoa học, lịch sử của tài liệu lưu trữ, sắp xếp, thống kê, biên mục tài liệu lưu trữ và lập hồ sơ để bảo quản.
• Bảo quản tài liệu lưu trữ: Các biện pháp khoa học, kỹ thuật nhằm giữ gìn, bảo vệ tài liệu lưu trữ khỏi hư hỏng, mất mát.
• Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ: Các hoạt động tra cứu, đọc, sao chụp, trích sao tài liệu lưu trữ để phục vụ các nhu cầu công việc, nghiên cứu, học tập.
• Tiêu hủy tài liệu hết giá trị: Việc loại bỏ các tài liệu lưu trữ không còn giá trị sử dụng theo quy định của pháp luật.

Sự rõ ràng trong định nghĩa các thuật ngữ giúp người thực thi công vụ, cán bộ lưu trữ và các đối tượng liên quan có cùng một nhận thức chung, từ đó thực hiện công việc một cách chính xác và hiệu quả.

Điều 4. Nguyên tắc quản lý, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ

Điều 4 đề cập đến các nguyên tắc cốt lõi mà công tác quản lý, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ phải tuân thủ. Những nguyên tắc này mang tính định hướng và nền tảng cho toàn bộ hoạt động lưu trữ, đảm bảo tính hệ thống, khoa học và pháp lý. Các nguyên tắc chính bao gồm:

• Nguyên tắc tập trung, thống nhất: Công tác lưu trữ phải được tổ chức tập trung, thống nhất trong toàn bộ cơ quan, tổ chức, đảm bảo sự quản lý chặt chẽ và đồng bộ. Tránh tình trạng phân tán, manh mún, thiếu kiểm soát.
• Nguyên tắc khoa học và chuyên nghiệp: Việc thu thập, phân loại, chỉnh lý, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ phải dựa trên các phương pháp khoa học, kỹ thuật tiên tiến và tuân thủ các tiêu chuẩn, quy trình nghiệp vụ.
• Nguyên tắc an toàn và bảo mật: Tài liệu lưu trữ phải được bảo quản an toàn, phòng chống cháy nổ, ẩm mốc, mối mọt, côn trùng và các tác nhân gây hại khác. Đồng thời, phải đảm bảo tính bảo mật thông tin theo quy định của pháp luật, chỉ những người có thẩm quyền mới được tiếp cận các tài liệu mật.
• Nguyên tắc phát huy giá trị tài liệu: Tài liệu lưu trữ không chỉ để bảo quản mà còn phải được khai thác, sử dụng hiệu quả để phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học, giáo dục và các nhu cầu chính đáng khác của xã hội.
• Nguyên tắc pháp chế: Mọi hoạt động liên quan đến tài liệu lưu trữ phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của pháp luật về lưu trữ, bảo vệ bí mật nhà nước và các quy định liên quan khác.
• Nguyên tắc trách nhiệm: Lãnh đạo các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc công tác lưu trữ. Cán bộ, công chức, viên chức và người lao động có trách nhiệm thực hiện nghiêm túc các quy định về lưu trữ.

Việc tuân thủ các nguyên tắc này là điều kiện tiên quyết để xây dựng một hệ thống lưu trữ vững mạnh, có khả năng bảo vệ và phát huy tối đa giá trị của khối tài liệu quốc gia.

Điều 5. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức trong công tác quản lý, bảo quản tài liệu lưu trữ

Điều 5 quy định rõ trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức trong việc thực hiện công tác quản lý và bảo quản tài liệu lưu trữ. Đây là điều khoản quan trọng, xác định nghĩa vụ và quyền hạn cụ thể của từng đơn vị.

• Xây dựng và ban hành văn bản quy định: Các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xây dựng, ban hành hoặc trình cấp có thẩm quyền ban hành các văn bản quy phạm nội bộ về công tác lưu trữ phù hợp với quy định của pháp luật và đặc thù hoạt động của đơn vị mình.
• Tổ chức bộ máy lưu trữ: Thành lập bộ phận lưu trữ hoặc bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ chuyên trách hoặc kiêm nhiệm theo quy mô và khối lượng tài liệu của đơn vị. Đảm bảo cán bộ lưu trữ có đủ trình độ, năng lực chuyên môn.
• Tổ chức thu thập, xác định giá trị và phân loại tài liệu: Xây dựng kế hoạch thu thập tài liệu lưu trữ thường xuyên và định kỳ. Thực hiện việc xác định giá trị tài liệu để phân loại thành tài liệu có giá trị lịch sử lâu dài, tài liệu có giá trị bảo quản ngắn hạn và tài liệu hết giá trị.
• Tổ chức chỉnh lý tài liệu lưu trữ: Lập kế hoạch và tổ chức chỉnh lý tài liệu lưu trữ theo định kỳ hoặc đột xuất để đảm bảo tài liệu được sắp xếp khoa học, có hệ thống.
• Tổ chức bảo quản tài liệu lưu trữ: Bố trí kho lưu trữ đảm bảo các điều kiện về diện tích, ánh sáng, nhiệt độ, độ ẩm, phòng chống cháy nổ, mối mọt. Thực hiện các biện pháp nghiệp vụ để bảo quản tài liệu gốc và tài liệu sao chụp.
• Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ: Xây dựng các quy chế, quy trình khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ. Cung cấp thông tin, phục vụ tra cứu, sao chụp tài liệu cho các đối tượng có nhu cầu theo đúng quy định.
• Tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị: Lập danh mục tài liệu hết giá trị đề nghị tiêu hủy. Thành lập Hội đồng tiêu hủy theo quy định của pháp luật. Tổ chức tiêu hủy tài liệu theo đúng quy trình, biên bản.
• Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ: Tổ chức cử cán bộ tham gia các khóa đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ để nâng cao trình độ chuyên môn.
• Đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị: Lập kế hoạch đầu tư, mua sắm trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ như giá, tủ, máy photocopy, máy scan, thiết bị phòng cháy chữa cháy, thiết bị kiểm soát môi trường.
• Thực hiện chế độ báo cáo: Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất về công tác lưu trữ theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ.

Sự rõ ràng trong việc phân định trách nhiệm giúp mỗi cơ quan, tổ chức chủ động hơn trong việc triển khai công tác lưu trữ, đồng thời tạo cơ sở để cơ quan quản lý nhà nước kiểm tra, giám sát và hỗ trợ.

Điều 6. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cán bộ lưu trữ

Điều 6 đi sâu vào vai trò của con người trong công tác lưu trữ, tập trung vào vị trí, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cán bộ lưu trữ. Đây là điều khoản nhằm khẳng định vai trò chuyên môn và nâng cao trách nhiệm của đội ngũ cán bộ này.

• Vị trí: Cán bộ lưu trữ được bố trí tại bộ phận lưu trữ của cơ quan, tổ chức, chịu sự lãnh đạo, quản lý trực tiếp của người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được ủy quyền.
• Chức năng: Chuyên môn tham mưu, giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý, bảo quản, tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật.
• Nhiệm vụ:
  • Tham mưu cho lãnh đạo về các chủ trương, kế hoạch công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
  • Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ nghiệp vụ về lưu trữ như thu thập, phân loại, chỉnh lý, sắp xếp, thống kê, biên mục tài liệu lưu trữ.
  • Trực tiếp quản lý, bảo quản kho lưu trữ, đảm bảo an toàn và các điều kiện môi trường theo quy định.
  • Phục vụ tra cứu, sao chụp tài liệu lưu trữ cho các đối tượng theo quy định.
  • Lập hồ sơ đề nghị tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
  • Tham gia các hoạt động kiểm tra, đánh giá tình hình công tác lưu trữ tại đơn vị.
  • Tham gia các khóa đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ để nâng cao trình độ chuyên môn.
  • Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của lãnh đạo.
• Quyền hạn:
  • Được yêu cầu các bộ phận, cá nhân trong cơ quan, tổ chức cung cấp tài liệu, thông tin liên quan đến công tác lưu trữ.
  • Được từ chối cung cấp các tài liệu chưa được phép khai thác, sử dụng hoặc không thuộc phạm vi thẩm quyền.
  • Được đề xuất các biện pháp nhằm cải thiện, nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ.
  • Được tham gia các đoàn kiểm tra, đánh giá về công tác lưu trữ.
  • Được hưởng các chế độ, chính sách theo quy định của pháp luật đối với cán bộ làm công tác lưu trữ.

Việc quy định rõ ràng về vai trò và quyền hạn của cán bộ lưu trữ không chỉ giúp họ thực hiện nhiệm vụ tốt hơn mà còn khẳng định tầm quan trọng của vị trí này trong bộ máy tổ chức.

Điều 7. Thu thập, xác định giá trị và phân loại tài liệu lưu trữ

Đây là điều khoản nghiệp vụ cốt lõi, mô tả quy trình thu thập, xác định giá trị và phân loại tài liệu lưu trữ.

• Thu thập tài liệu lưu trữ:
  • Tài liệu hình thành trong hoạt động thường xuyên: Các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập toàn bộ văn bản, hồ sơ, tài liệu do mình tạo ra trong quá trình hoạt động.
  • Tài liệu nộp lưu: Các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị lịch sử lâu dài vào lưu trữ lịch sử theo quy định của pháp luật về lưu trữ.
  • Thời hạn nộp lưu: Quy định rõ thời hạn nộp lưu đối với các loại hình tài liệu khác nhau.
  • Phương thức thu thập: Có thể bao gồm giao nộp trực tiếp, vận chuyển theo quy định.
• Xác định giá trị tài liệu lưu trữ:
  • Dựa trên các tiêu chí khoa học, lịch sử, kinh tế, văn hóa, xã hội.
  • Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu hoặc giao cho cán bộ lưu trữ có đủ năng lực thực hiện dưới sự chỉ đạo của lãnh đạo.
  • Phân loại tài liệu thành ba loại: tài liệu có giá trị lịch sử lâu dài (vĩnh viễn); tài liệu có giá trị bảo quản ngắn hạn (dưới 100 năm); tài liệu hết giá trị.
• Phân loại tài liệu lưu trữ:
  • Theo các nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ như phân loại theo cơ quan hình thành, theo vấn đề, theo thời gian.
  • Phân loại thành các phông lưu trữ, các khối tài liệu, các loại hồ sơ.
  • Việc phân loại phải đảm bảo tính logic, khoa học, dễ dàng cho việc tổ chức bảo quản và khai thác sử dụng.

Quy trình này đảm bảo rằng chỉ những tài liệu thực sự có giá trị mới được giữ gìn, bảo quản lâu dài, tránh lãng phí nguồn lực và không gian lưu trữ.

Điều 8. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là một khâu quan trọng, giúp tài liệu được tổ chức khoa học, dễ dàng cho việc tra cứu và bảo quản.

• Mục đích của chỉnh lý: Sắp xếp tài liệu theo một trật tự khoa học, thống nhất; loại bỏ các tài liệu không còn giá trị sử dụng; tạo ra các công cụ tra cứu như mục lục, danh mục để phục vụ khai thác.
• Quy trình chỉnh lý:
  • Xác định phạm vi chỉnh lý: Xác định rõ khối tài liệu, giai đoạn thời gian cần chỉnh lý.
  • Phân loại lại tài liệu: Dựa trên kết quả xác định giá trị, phân loại lại tài liệu theo các đơn vị nghiệp vụ.
  • Sắp xếp tài liệu: Sắp xếp tài liệu theo trật tự khoa học trong từng đơn vị nghiệp vụ (ví dụ: theo trình tự thời gian, theo thứ tự bảng chữ cái).
  • Xây dựng hồ sơ: Tập hợp các văn bản, tài liệu liên quan đến một vấn đề, một sự việc thành một hồ sơ hoàn chỉnh.
  • Lập mục lục hồ sơ: Xây dựng mục lục chi tiết các hồ sơ trong khối tài liệu đã chỉnh lý, bao gồm thông tin về số thứ tự, ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, thời gian, số tờ, số trang.
  • Lập danh mục tài liệu nộp lưu: Đối với tài liệu có giá trị lịch sử lâu dài, lập danh mục để nộp lưu vào lưu trữ lịch sử.
  • Lập danh mục tài liệu hết giá trị: Đối với tài liệu hết giá trị, lập danh mục để trình cấp có thẩm quyền phê duyệt tiêu hủy.
• Thời gian chỉnh lý: Quy định rõ tần suất chỉnh lý tài liệu (ví dụ: định kỳ 5 năm, 10 năm một lần) hoặc khi có yêu cầu đột xuất.
• Trách nhiệm: Cán bộ lưu trữ là người trực tiếp thực hiện, dưới sự chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan, tổ chức.

Chỉnh lý tài liệu không chỉ là công việc thủ công mà còn đòi hỏi tư duy nghiệp vụ, sự tỉ mỉ và hiểu biết về hoạt động của cơ quan, tổ chức.

Điều 9. Bảo quản tài liệu lưu trữ

Điều 9 tập trung vào các biện pháp kỹ thuật và nghiệp vụ để đảm bảo an toàn cho tài liệu lưu trữ.

• Bảo quản tại kho lưu trữ:
  • Vị trí kho: Kho lưu trữ phải được đặt ở nơi khô ráo, thoáng mát, tránh xa các nguồn gây cháy nổ, hóa chất độc hại, tránh ngập lụt.
  • Kiểm soát môi trường: Duy trì nhiệt độ và độ ẩm trong giới hạn cho phép theo tiêu chuẩn lưu trữ (ví dụ: nhiệt độ 18-22 độ C, độ ẩm 50-55%). Sử dụng các thiết bị kiểm soát môi trường nếu cần thiết.
  • Ánh sáng: Hạn chế tối đa ánh sáng mặt trời chiếu trực tiếp vào kho. Sử dụng các loại đèn có ánh sáng phù hợp.
  • Phòng chống cháy nổ: Trang bị đầy đủ các thiết bị phòng cháy chữa cháy (bình chữa cháy, hệ thống báo cháy, báo khói). Xây dựng quy chế phòng cháy chữa cháy và huấn luyện định kỳ.
  • Phòng chống mối mọt, côn trùng, nấm mốc: Thực hiện các biện pháp vệ sinh định kỳ kho tàng. Sử dụng các hóa chất diệt côn trùng, mối mọt theo đúng quy định, đảm bảo an toàn cho tài liệu và con người.
  • Sắp xếp tài liệu: Sắp xếp tài liệu trên giá, tủ khoa học, đảm bảo thông thoáng, dễ dàng kiểm tra, lấy ra, cất vào. Không để tài liệu sát sàn nhà hoặc sát tường.
• Bảo quản tài liệu đặc biệt: Đối với các loại tài liệu có giá trị đặc biệt hoặc dễ hư hỏng (tài liệu phim ảnh, băng đĩa ghi âm, tài liệu điện tử), cần có các biện pháp bảo quản chuyên biệt theo quy định.
• Sử dụng bản sao: Khuyến khích sử dụng bản sao (bản sao chụp, bản sao số hóa) để khai thác, sử dụng thay vì tài liệu gốc, nhằm giảm thiểu tác động vật lý lên tài liệu gốc.
• Kiểm tra, kiểm kê định kỳ: Thực hiện kiểm tra, kiểm kê tài liệu lưu trữ định kỳ để phát hiện sớm những hư hỏng, mất mát và có biện pháp xử lý kịp thời.

Bảo quản tài liệu là một quá trình liên tục, đòi hỏi sự quan tâm và thực hiện nghiêm túc các quy định, quy trình.

Điều 10. Khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ

Điều 10 quy định về quy trình và các nguyên tắc khi khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ, nhằm đảm bảo quyền lợi của người sử dụng và bảo vệ tài liệu.

• Quyền khai thác, sử dụng tài liệu:
  • Các cơ quan, tổ chức có quyền khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của mình để phục vụ công tác quản lý, điều hành.
  • Công dân có quyền khai thác, sử dụng các tài liệu lưu trữ công cộng theo quy định của pháp luật, trừ các tài liệu thuộc danh mục bí mật nhà nước hoặc hạn chế sử dụng.
  • Các nhà khoa học, nhà nghiên cứu có quyền khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác nghiên cứu, giảng dạy.
• Quy trình khai thác, sử dụng:
  • Đăng ký yêu cầu: Người có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu phải làm đơn hoặc phiếu yêu cầu theo mẫu quy định, nêu rõ thông tin cá nhân, mục đích sử dụng, loại tài liệu cần tra cứu.
  • Kiểm tra và phê duyệt: Cán bộ lưu trữ kiểm tra yêu cầu, đối chiếu với quy định về sử dụng tài liệu. Sau đó trình lãnh đạo cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền phê duyệt.
  • Phục vụ tra cứu: Cán bộ lưu trữ hướng dẫn người sử dụng cách tra cứu, sử dụng tài liệu tại phòng đọc hoặc bàn làm việc được bố trí.
  • Sao chụp tài liệu: Việc sao chụp tài liệu phải tuân thủ quy định của pháp luật về bản quyền và bảo mật thông tin. Chi phí sao chụp (nếu có) được thực hiện theo quy định của cơ quan, tổ chức.
  • Sử dụng tài liệu trong nghiên cứu: Khi công bố các công trình nghiên cứu dựa trên tài liệu lưu trữ, người nghiên cứu có trách nhiệm trích dẫn nguồn gốc tài liệu theo đúng quy định.
• Các trường hợp hạn chế khai thác, sử dụng: Tài liệu thuộc danh mục bí mật nhà nước, tài liệu có chứa thông tin cá nhân nhạy cảm, tài liệu chưa được phép công khai hoặc tài liệu đang trong quá trình chỉnh lý, bảo quản đặc biệt sẽ bị hạn chế khai thác, sử dụng.
• Trách nhiệm của người khai thác, sử dụng: Giữ gìn, bảo quản tài liệu trong quá trình sử dụng, không làm hư hỏng, mất mát, không sử dụng tài liệu vào mục đích trái pháp luật.

Việc quy định rõ ràng quy trình và quyền hạn giúp cân bằng giữa nhu cầu khai thác thông tin và yêu cầu bảo vệ tài liệu, bảo mật thông tin.

Điều 11. Tiêu hủy tài liệu lưu trữ hết giá trị

Điều 11 quy định về quy trình và thủ tục tiêu hủy tài liệu lưu trữ đã hết giá trị sử dụng, một khâu quan trọng để giải phóng không gian lưu trữ và đảm bảo chỉ những tài liệu có giá trị mới được giữ lại.

• Điều kiện tiêu hủy: Chỉ những tài liệu đã được xác định hết giá trị sử dụng theo quy định tại Điều 7 của Thông tư này mới được tiêu hủy.
• Quy trình tiêu hủy:
  • Lập danh mục tài liệu đề nghị tiêu hủy: Cán bộ lưu trữ căn cứ vào kết quả chỉnh lý và xác định giá trị tài liệu, lập danh mục chi tiết các tài liệu được đề nghị tiêu hủy, ghi rõ ký hiệu, tiêu đề, thời gian, số lượng.
  • Thành lập Hội đồng tiêu hủy: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy tài liệu, bao gồm đại diện bộ phận lưu trữ, bộ phận pháp chế, bộ phận có liên quan và lãnh đạo cơ quan.
  • Trình phê duyệt: Danh mục tài liệu đề nghị tiêu hủy và Quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy phải được trình cấp có thẩm quyền (theo quy định của pháp luật và phân cấp quản lý) phê duyệt. Đối với các tài liệu có giá trị lịch sử, dù hết giá trị sử dụng nhưng nếu có ý nghĩa về lịch sử văn hóa, cần có ý kiến của cơ quan lưu trữ nhà nước.
  • Tổ chức tiêu hủy: Hội đồng tiêu hủy tiến hành tiêu hủy tài liệu theo phương pháp an toàn, đảm bảo không thể phục hồi (ví dụ: xé nhỏ, đốt, nghiền nát, sử dụng máy hủy tài liệu chuyên dụng).
  • Lập biên bản tiêu hủy: Lập biên bản chi tiết về quá trình tiêu hủy, ghi rõ thành phần Hội đồng, danh mục tài liệu đã tiêu hủy, phương pháp tiêu hủy, thời gian, địa điểm. Biên bản phải có chữ ký của các thành viên Hội đồng.
  • Lưu giữ hồ sơ tiêu hủy: Hồ sơ về việc tiêu hủy (biên bản, danh mục tài liệu đã tiêu hủy, quyết định phê duyệt) phải được lưu giữ tại bộ phận lưu trữ của cơ quan, tổ chức như một tài liệu có giá trị.
• Trách nhiệm: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm cuối cùng về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo đúng quy định của pháp luật.

Quy trình này đảm bảo tính minh bạch, có kiểm soát và tuân thủ pháp luật trong việc xử lý tài liệu không còn giá trị.

Điều 12. Kinh phí, cơ sở vật chất và trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ

Điều 12 đề cập đến các yếu tố cần thiết để công tác lưu trữ được triển khai hiệu quả, bao gồm kinh phí, cơ sở vật chất và trang thiết bị.

• Kinh phí:
  • Ngân sách nhà nước: Các cơ quan, đơn vị hành chính sự nghiệp, doanh nghiệp nhà nước sử dụng ngân sách nhà nước phải bố trí kinh phí hoạt động cho công tác lưu trữ trong dự toán ngân sách hàng năm.
  • Kinh phí từ nguồn khác: Các đơn vị có thể huy động các nguồn kinh phí hợp pháp khác để đầu tư nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ.
  • Nội dung chi: Bao gồm chi lương, phụ cấp cho cán bộ lưu trữ; chi mua sắm, sửa chữa kho tàng, giá, tủ, kệ; chi mua sắm trang thiết bị văn phòng và nghiệp vụ lưu trữ (máy photocopy, máy scan, máy vi tính, phần mềm quản lý lưu trữ); chi mua sắm vật tư tiêu hao; chi đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ; chi công tác kiểm tra, đánh giá.
• Cơ sở vật chất:
  • Kho lưu trữ: Phải được xây dựng hoặc cải tạo đảm bảo các tiêu chuẩn về kỹ thuật, an toàn, phòng cháy chữa cháy, phòng chống mối mọt, kiểm soát môi trường theo quy định.
  • Phòng đọc: Bố trí khu vực riêng biệt, đủ ánh sáng, thoáng mát để người sử dụng tài liệu tra cứu.
  • Khu vực làm việc: Bố trí nơi làm việc cho cán bộ lưu trữ, đảm bảo tiện nghi và hiệu quả công việc.
• Trang thiết bị:
  • Thiết bị bảo quản: Giá, tủ, kệ đựng tài liệu, thùng đựng tài liệu (hộp, cặp), vật liệu đóng gói.
  • Thiết bị khai thác, sử dụng: Máy photocopy, máy scan, máy tính, máy đọc vi phim (nếu có).
  • Thiết bị kiểm soát môi trường: Máy đo nhiệt độ, độ ẩm, máy hút ẩm, quạt thông gió, điều hòa nhiệt độ.
  • Thiết bị phòng cháy chữa cháy: Bình chữa cháy, hệ thống báo cháy, báo khói.
  • Thiết bị an ninh: Hệ thống camera giám sát, khóa cửa kho.
  • Phần mềm quản lý lưu trữ: Cân nhắc ứng dụng công nghệ thông tin, sử dụng các phần mềm chuyên dụng để quản lý, thống kê, tra cứu tài liệu hiệu quả, đặc biệt đối với tài liệu điện tử.

Đầu tư đầy đủ về kinh phí, cơ sở vật chất và trang thiết bị là yếu tố then chốt để nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác lưu trữ.

Điều 13. Kiểm tra, thanh tra công tác lưu trữ

Điều 13 quy định về hoạt động kiểm tra, thanh tra nhằm giám sát việc thực hiện các quy định về lưu trữ, đảm bảo tính tuân thủ pháp luật và nâng cao hiệu quả hoạt động.

• Nội dung kiểm tra, thanh tra:
  • Việc chấp hành các quy định của pháp luật về lưu trữ.
  • Việc thực hiện các quy định của Thông tư này.
  • Tổ chức bộ máy, nhân sự làm công tác lưu trữ.
  • Công tác thu thập, xác định giá trị, phân loại, chỉnh lý, bảo quản và khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
  • Việc sử dụng kinh phí, cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ.
  • Việc thực hiện chế độ báo cáo và các quy định khác có liên quan.
• Thẩm quyền kiểm tra, thanh tra:
  • Cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ (Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, các Sở Nội vụ) có thẩm quyền thanh tra chuyên ngành về lưu trữ.
  • Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền kiểm tra công tác lưu trữ của các đơn vị trực thuộc.
• Hình thức kiểm tra, thanh tra:
  • Kiểm tra định kỳ: Theo kế hoạch hàng năm của cơ quan quản lý nhà nước hoặc của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
  • Kiểm tra đột xuất: Khi phát hiện có dấu hiệu vi phạm hoặc khi có yêu cầu cấp thiết.
  • Thanh tra chuyên ngành: Theo quy định của Luật Thanh tra.
• Quyền và nghĩa vụ của cơ quan kiểm tra, thanh tra: Có quyền yêu cầu cung cấp hồ sơ, tài liệu, thông tin; làm việc với các tổ chức, cá nhân liên quan; lập biên bản kiểm tra, thanh tra và đưa ra kiến nghị, yêu cầu hoặc ban hành quyết định xử lý vi phạm theo thẩm quyền.
• Trách nhiệm của đối tượng kiểm tra, thanh tra: Cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin, tài liệu, hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan kiểm tra, thanh tra; thực hiện nghiêm túc các kết luận, kiến nghị và quyết định xử lý vi phạm.

Hoạt động kiểm tra, thanh tra là công cụ quan trọng để phát hiện sai phạm, chấn chỉnh kịp thời và nâng cao ý thức chấp hành pháp luật về lưu trữ.

Điều 14. Khen thưởng và xử lý vi phạm

Điều 14 đề cập đến việc khuyến khích các tập thể, cá nhân thực hiện tốt công tác lưu trữ và xử lý các hành vi vi phạm các quy định của Thông tư.

• Khen thưởng:
  • Các tập thể, cá nhân có thành tích xuất sắc trong công tác quản lý, bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ sẽ được khen thưởng theo quy định của pháp luật về thi đua, khen thưởng.
  • Các hình thức khen thưởng có thể bao gồm: Giấy khen, Bằng khen, Huân chương, Huy chương, hoặc các danh hiệu thi đua khác.
  • Việc đề nghị khen thưởng phải dựa trên các tiêu chí cụ thể, phản ánh đúng đóng góp và hiệu quả công việc.
• Xử lý vi phạm:
  • Các tập thể, cá nhân có hành vi vi phạm các quy định của Thông tư này, tùy theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị xử lý kỷ luật, xử lý hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.
  • Các hành vi vi phạm có thể bao gồm: Không thực hiện đúng quy định về thu thập, phân loại, chỉnh lý, bảo quản tài liệu; làm hư hỏng, mất mát tài liệu; làm lộ bí mật nhà nước hoặc thông tin cá nhân qua tài liệu lưu trữ; lợi dụng chức vụ, quyền hạn để trục lợi từ tài liệu lưu trữ; cản trở hoạt động kiểm tra, thanh tra công tác lưu trữ.
  • Việc xử lý vi phạm phải tuân thủ các nguyên tắc của pháp luật, đảm bảo công bằng, khách quan.

Việc kết hợp giữa khen thưởng và xử lý vi phạm tạo ra một cơ chế quản lý hiệu quả, khuyến khích sự tuân thủ và kỷ luật trong công tác lưu trữ.

Điều 15. Tổ chức thực hiện

Điều 15 là điều khoản cuối cùng, quy định về cơ quan có trách nhiệm triển khai và hướng dẫn thực hiện Thông tư.

• Trách nhiệm của các đơn vị thuộc Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội: Các đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp thuộc phạm vi quản lý của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội có trách nhiệm tổ chức thực hiện nghiêm các quy định của Thông tư này.
• Trách nhiệm của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước: Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước thuộc Bộ Nội vụ, trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của mình, có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện Thông tư này.
• Trách nhiệm của Sở Nội vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương: Phối hợp với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn để hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện Thông tư này đối với các cơ quan, tổ chức thuộc thẩm quyền quản lý.
• Hiệu lực thi hành: Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 10 năm 2021.
• Bãi bỏ các quy định: Các quy định trước đây trái với Thông tư này đều bãi bỏ.

Điều khoản này đảm bảo rằng Thông tư sẽ được triển khai một cách có hệ thống và hiệu quả trên toàn quốc, đồng thời xác định rõ các cơ quan chịu trách nhiệm về việc này.