Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

Thông tư này quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 và Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ. Thông tư áp dụng đối với các đối tượng sau:

• Người bán hàng, người cung cấp dịch vụ (sau đây gọi chung là người bán) bao gồm: Doanh nghiệp, hợp tác xã, đơn vị sự nghiệp công lập, doanh nghiệp tư nhân, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, các tổ chức khác có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
• Người mua hàng, người cung cấp dịch vụ (sau đây gọi chung là người mua).
• Các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác có liên quan đến việc quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ.

Việc quy định rõ phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng giúp các bên liên quan nắm bắt được quyền và nghĩa vụ của mình trong việc sử dụng, quản lý hóa đơn điện tử, tránh những nhầm lẫn và sai sót có thể xảy ra.

Đối với người bán hàng, người cung cấp dịch vụ

Thông tư 21/2021/TT-BCT đưa ra các quy định chi tiết và cụ thể đối với người bán trong việc áp dụng và sử dụng hóa đơn điện tử. Đây là đối tượng chịu ảnh hưởng trực tiếp và là chủ thể chính trong việc tạo lập, xuất trình và lưu trữ hóa đơn điện tử.

Điều 1. Quy định về hóa đơn điện tử

Điều này tập trung vào việc định nghĩa và các loại hình hóa đơn điện tử được chấp nhận. Cụ thể:

• Định nghĩa Hóa đơn điện tử: Là tập hợp các thông điệp dữ liệu về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được khởi tạo, lập, gửi, nhận, quản lý và lưu trữ bằng phương tiện điện tử.
• Phân loại Hóa đơn điện tử:
• Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT): Sử dụng khi bán hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT.
• Hóa đơn bán hàng: Sử dụng khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ không chịu thuế GTGT, hoặc các trường hợp khác theo quy định.
• Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: Sử dụng trong trường hợp luân chuyển hàng hóa nội bộ, giữa các đơn vị, chi nhánh hoặc khi điều chuyển hàng hóa giữa các kho.
• Hóa đơn điện tử bán tài sản công: Sử dụng khi bán tài sản công theo quy định của pháp luật về quản lý, sử dụng tài sản công.
• Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia: Sử dụng khi bán hàng dự trữ quốc gia.
• Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử: Được coi là hóa đơn điện tử và phải tuân thủ các quy định về hóa đơn điện tử nếu có đủ các nội dung của hóa đơn theo quy định.
• Các trường hợp được coi là hóa đơn điện tử: Thông tư nhấn mạnh rằng các loại chứng từ như tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử cũng được xem là hóa đơn điện tử nếu đáp ứng đầy đủ các yếu tố của hóa đơn theo quy định của pháp luật. Điều này mở rộng phạm vi áp dụng và quản lý, tạo sự thống nhất trong quản lý thuế đối với các loại chứng từ này.

Việc định nghĩa rõ ràng và phân loại chi tiết các loại hóa đơn điện tử giúp người sử dụng hiểu đúng và áp dụng đúng loại hóa đơn cho từng giao dịch cụ thể, tránh nhầm lẫn, sai sót trong quá trình lập và xuất hóa đơn.

Điều 2. Nguyên tắc áp dụng hóa đơn điện tử

Điều này đề cập đến các nguyên tắc cơ bản mà người bán cần tuân thủ khi sử dụng hóa đơn điện tử:

• Kịp thời, chính xác và đầy đủ: Hóa đơn điện tử phải được lập và gửi cho người mua đúng thời điểm phát sinh giao dịch.
• Tuân thủ định dạng quy định: Hóa đơn điện tử phải được lập theo đúng định dạng chuẩn XML do cơ quan thuế quy định.
• Đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu: Thông tin trên hóa đơn điện tử không được sửa đổi, xóa bỏ sau khi đã được cấp mã hoặc chưa được cấp mã của cơ quan thuế, trừ trường hợp được phép xử lý hóa đơn theo quy định của pháp luật.
• Có thể đọc và tra cứu được: Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ dưới dạng có thể đọc, tra cứu và sử dụng được trong thời gian theo quy định của pháp luật về kế toán, lưu trữ.
• Truyền dữ liệu đến cơ quan thuế: Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, thì cơ quan thuế sẽ cấp mã hóa đơn và phản hồi bằng mã hóa đơn, ký điện tử của cơ quan thuế lên hóa đơn điện tử.
• Nguyên tắc không phân biệt đối xử: Hóa đơn điện tử không khác biệt về giá trị pháp lý so với hóa đơn giấy.

Những nguyên tắc này đảm bảo tính minh bạch, công bằng và hiệu quả trong quản lý thuế, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong việc thực hiện nghĩa vụ thuế của mình.

Điều 3. Điều kiện áp dụng hóa đơn điện tử

Thông tư quy định rõ các điều kiện mà doanh nghiệp, tổ chức phải đáp ứng để có thể sử dụng hóa đơn điện tử:

• Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử: Người bán phải thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế theo quy định của pháp luật về quản lý thuế.
• Hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử: Người bán có hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử hoặc dịch vụ hóa đơn điện tử của các nhà cung cấp đủ điều kiện.
• Đảm bảo hạ tầng kỹ thuật: Người bán phải có hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu về lưu trữ và truyền dữ liệu hóa đơn điện tử.
• Đảm bảo an toàn thông tin: Người bán phải có biện pháp bảo mật thông tin, an toàn dữ liệu cho hệ thống hóa đơn điện tử.

Việc đáp ứng các điều kiện này là cần thiết để đảm bảo hoạt động của hệ thống hóa đơn điện tử được diễn ra thông suốt, an toàn và tuân thủ đúng các quy định của pháp luật.

Điều 4. Quy định về ký số trên hóa đơn điện tử

Điều này làm rõ vai trò và yêu cầu đối với việc ký số trên hóa đơn điện tử:

• Bắt buộc đối với người bán: Người bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ phải thực hiện ký số trên hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
• Mục đích của ký số: Ký số trên hóa đơn điện tử đảm bảo tính xác thực về người tạo lập hóa đơn và tính toàn vẹn của dữ liệu hóa đơn.
• Ký số của người đại diện theo pháp luật: Trường hợp người bán là tổ chức, việc ký số có thể thực hiện bằng chữ ký số của người đại diện theo pháp luật của tổ chức đó hoặc chữ ký số của người được ủy quyền theo quy định của pháp luật.
• Trường hợp không bắt buộc ký số: Thông tư cũng có quy định về một số trường hợp ngoại lệ, ví dụ như hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh, hoặc hóa đơn điện tử của các trường hợp đặc thù khác theo quy định. Tuy nhiên, về cơ bản, ký số là một yếu tố bắt buộc để đảm bảo tính pháp lý và an toàn cho hóa đơn điện tử.

Ký số là một yếu tố then chốt trong việc đảm bảo tính pháp lý, xác thực và an toàn cho hóa đơn điện tử. Nó giúp ngăn chặn việc làm giả, sửa đổi hóa đơn và khẳng định trách nhiệm của người lập hóa đơn.

Điều 5. Quy định về việc cấp mã hóa đơn điện tử

Điều này quy định về quy trình và điều kiện để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử:

• Đối tượng được cấp mã: Các tổ chức, doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và có nhu cầu cấp mã hóa đơn.
• Trường hợp cấp mã:
• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Là hóa đơn điện tử đã được cơ quan thuế cấp mã trước khi người bán gửi cho người mua.
• Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc đã được cấp mã hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế theo quy định của pháp luật.
• Quy trình cấp mã: Người bán gửi dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế thông qua hệ thống của các nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Cơ quan thuế sẽ kiểm tra dữ liệu và cấp mã hóa đơn nếu đáp ứng đủ điều kiện.
• Thời hạn cấp mã: Cơ quan thuế có trách nhiệm cấp mã hóa đơn trong thời gian sớm nhất, thường là trong ngày làm việc.

Việc cấp mã hóa đơn điện tử giúp cơ quan thuế quản lý chặt chẽ hơn các giao dịch, chống thất thu thuế và ngăn chặn tình trạng gian lận hóa đơn.

Điều 6. Quy định về thời điểm lập hóa đơn điện tử

Điều này xác định các thời điểm cụ thể mà người bán phải lập hóa đơn điện tử:

• Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với bán hàng hóa: Theo thời điểm giao hàng, bán hàng, trừ trường hợp quy định tại khoản 2, 3, 4, 5, 6, 7 Điều này.
• Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với cung ứng dịch vụ: Theo thời điểm hoàn thành việc cung ứng dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn ghi nhận doanh thu theo thỏa thuận trong hợp đồng.
• Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt: Theo tiến độ của công trình, hạng mục công trình, khối lượng công việc đã thực hiện.
• Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với hoạt động vận tải, logistics: Theo thời điểm hoàn thành vận chuyển hoặc dịch vụ vận chuyển.
• Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với hoạt động dịch vụ viễn thông, internet, truyền hình, bưu chính: Theo chu kỳ sử dụng dịch vụ hoặc theo thỏa thuận trong hợp đồng.
• Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với hoạt động bán điện của công ty bán điện: Theo kỳ ghi chỉ số tiêu thụ điện của khách hàng.
• Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với hoạt động cung cấp dịch vụ bảo hiểm: Theo thời điểm phát sinh doanh thu từ hoạt động bảo hiểm.
• Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với hoạt động kinh doanh bất động sản: Theo thời điểm ký hợp đồng mua bán, chuyển nhượng hoặc thời điểm thanh toán.

Việc quy định rõ thời điểm lập hóa đơn điện tử là vô cùng quan trọng, giúp doanh nghiệp xác định đúng nghĩa vụ thuế và tránh các sai sót trong việc kê khai, quyết toán thuế.

Điều 7. Quy định về việc sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Điều này giải thích các trường hợp và điều kiện mà người bán có thể sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế:

• Đối tượng được áp dụng: Doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và được cơ quan thuế chấp nhận.
• Trường hợp áp dụng: Bao gồm các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh có đủ điều kiện về hệ thống công nghệ thông tin, quy trình quản lý và tuân thủ các quy định về hóa đơn điện tử.
• Yêu cầu về hóa đơn: Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế vẫn phải đáp ứng đầy đủ các nội dung của hóa đơn theo quy định của pháp luật, phải được ký số bởi người bán và phải gửi cho người mua.
• Truyền dữ liệu hóa đơn: Doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh phải thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đến cơ quan thuế theo thời hạn và định dạng quy định.

Việc cho phép sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế trong một số trường hợp nhất định giúp tạo sự linh hoạt cho doanh nghiệp, đồng thời vẫn đảm bảo cơ quan thuế có thể quản lý được dữ liệu hóa đơn.

Điều 8. Quy định về việc lập, gửi và quản lý hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Điều này chi tiết hóa quy trình cho loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế:

• Quy trình lập: Người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử theo định dạng quy định.
• Quy trình gửi: Hóa đơn điện tử sau khi được lập sẽ được gửi đến cơ quan thuế để cấp mã.
• Quy trình cấp mã: Cơ quan thuế kiểm tra và cấp mã cho hóa đơn điện tử.
• Gửi cho người mua: Sau khi có mã của cơ quan thuế, người bán gửi hóa đơn điện tử đã có mã này cho người mua.
• Lưu trữ: Cả người bán và người mua đều có trách nhiệm lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật.
• Truyền dữ liệu: Người bán có trách nhiệm gửi dữ liệu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đến cơ quan thuế theo quy định.

Quy trình này đảm bảo sự kiểm soát chặt chẽ của cơ quan thuế đối với các giao dịch, tăng cường tính minh bạch và chống gian lận.

Điều 9. Quy định về việc sửa đổi, bổ sung hóa đơn điện tử

Điều này quy định rõ cách thức xử lý khi có sai sót trên hóa đơn điện tử đã được cấp mã:

• Trường hợp được phép sửa đổi, bổ sung: Khi có sai sót về thông tin trên hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế mà không làm thay đổi đến mức phải hủy hóa đơn thì người bán thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn.
• Cách thức điều chỉnh: Người bán lập hóa đơn điện tử mới có liên quan đến hóa đơn điện tử đã lập để điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập.
• Nội dung của hóa đơn điều chỉnh/thay thế: Hóa đơn điều chỉnh, thay thế phải ghi rõ nội dung điều chỉnh, thay thế cho hóa đơn điện tử nào, ngày, tháng, năm của hóa đơn điện tử đó.
• Mã của cơ quan thuế: Trường hợp hóa đơn điện tử được cấp mã của cơ quan thuế thì người bán phải thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử đó theo quy định và gửi dữ liệu điều chỉnh, thay thế cho cơ quan thuế.

Việc cho phép điều chỉnh, bổ sung hóa đơn điện tử giúp khắc phục sai sót một cách linh hoạt, tránh gây ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh và nghĩa vụ thuế.

Điều 10. Quy định về việc hủy hóa đơn điện tử

Điều này đề cập đến các trường hợp và quy trình hủy hóa đơn điện tử:

• Trường hợp được phép hủy: Hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế hoặc không có mã của cơ quan thuế khi thuộc các trường hợp như sai sót nghiêm trọng, không còn giá trị sử dụng theo thỏa thuận giữa các bên, hoặc theo quy định của pháp luật.
• Quy trình hủy: Người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử theo quy trình đã đăng ký với cơ quan thuế, đảm bảo ghi nhận đầy đủ thông tin về việc hủy hóa đơn.
• Lưu trữ thông tin hủy: Thông tin về việc hủy hóa đơn điện tử phải được lưu trữ theo quy định.
• Thông báo cho cơ quan thuế: Trong một số trường hợp, người bán có thể phải thông báo cho cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn điện tử.

Quy định về hủy hóa đơn điện tử nhằm đảm bảo tính minh bạch và ngăn chặn việc lợi dụng việc hủy hóa đơn để che giấu các hành vi gian lận.

Điều 11. Quy định về việc thông báo hóa đơn điện tử

Điều này quy định về trách nhiệm thông báo các thông tin liên quan đến hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế và người mua:

• Thông báo khi bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử: Người bán phải thông báo cho cơ quan thuế về việc sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu quy định của Bộ Tài chính.
• Thông báo khi có thay đổi về thông tin sử dụng hóa đơn điện tử: Khi có sự thay đổi về thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (ví dụ: thay đổi địa chỉ, tên người đại diện…), người bán phải thông báo cho cơ quan thuế.
• Thông báo khi ngừng sử dụng hóa đơn điện tử: Người bán phải thông báo cho cơ quan thuế khi ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.
• Thông báo cho người mua: Người bán có trách nhiệm thông báo cho người mua về việc sử dụng hóa đơn điện tử, cung cấp thông tin cần thiết để người mua có thể tra cứu và xác thực hóa đơn.

Việc thông báo đầy đủ và kịp thời các thông tin liên quan đến hóa đơn điện tử là rất quan trọng để đảm bảo sự phối hợp hiệu quả giữa người bán, người mua và cơ quan thuế.

Điều 12. Quy định về tra cứu hóa đơn điện tử

Điều này quy định về quyền và cách thức tra cứu hóa đơn điện tử:

• Quyền tra cứu của người bán: Người bán có thể tra cứu các hóa đơn điện tử đã lập, đã gửi đi, trạng thái xử lý của hóa đơn.
• Quyền tra cứu của người mua: Người mua có thể tra cứu các hóa đơn điện tử đã nhận, xác thực tính hợp lệ của hóa đơn.
• Kênh tra cứu: Việc tra cứu hóa đơn điện tử thường được thực hiện thông qua các cổng thông tin của cơ quan thuế hoặc qua các phần mềm hóa đơn điện tử của nhà cung cấp.
• Thông tin tra cứu: Các thông tin có thể tra cứu bao gồm: mã số thuế, tên người bán, tên người mua, số hóa đơn, ngày lập, giá trị hóa đơn, trạng thái xử lý của hóa đơn, mã của cơ quan thuế (nếu có).

Tính năng tra cứu hóa đơn điện tử giúp người dùng xác minh tính chính xác, hợp lệ của hóa đơn, góp phần phòng chống gian lận và minh bạch hóa các giao dịch.

Điều 13. Quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử

Đây là một điều khoản quan trọng, quy định về thời gian và phương thức lưu trữ hóa đơn điện tử:

• Thời gian lưu trữ: Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ theo quy định của Luật Kế toán và các văn bản hướng dẫn thi hành. Thời gian lưu trữ tối thiểu thường là 10 năm đối với chứng từ kế toán.
• Phương thức lưu trữ: Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ dưới dạng tệp điện tử, đảm bảo toàn vẹn dữ liệu, có thể đọc và tra cứu được trong suốt thời gian lưu trữ.
• Trách nhiệm lưu trữ: Người bán và người mua đều có trách nhiệm lưu trữ hóa đơn điện tử của mình.
• Lưu trữ bởi bên thứ ba: Trường hợp sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử của nhà cung cấp, người bán và người mua cần đảm bảo nhà cung cấp đó có đủ năng lực và cam kết lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định.
• An toàn dữ liệu: Dữ liệu hóa đơn điện tử phải được bảo vệ an toàn, tránh mất mát, hư hỏng hoặc truy cập trái phép.

Lưu trữ hóa đơn điện tử đầy đủ và đúng quy định là nghĩa vụ quan trọng, phục vụ cho việc quyết toán thuế, kiểm toán và giải quyết tranh chấp khi cần thiết.

Điều 14. Quy định về trách nhiệm của người bán

Điều này tổng hợp các nghĩa vụ và trách nhiệm chính của người bán trong việc sử dụng hóa đơn điện tử:

• Tuân thủ đầy đủ các quy định của Thông tư này và các quy định pháp luật liên quan về hóa đơn, chứng từ.
• Lập, gửi, quản lý và lưu trữ hóa đơn điện tử theo đúng quy định.
• Đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và hợp pháp của thông tin trên hóa đơn điện tử.
• Cung cấp thông tin hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế theo yêu cầu.
• Có trách nhiệm đối với hóa đơn điện tử do mình phát hành.
• Thông báo kịp thời cho cơ quan thuế khi có thay đổi về thông tin hoặc khi ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.
• Đảm bảo an toàn và bảo mật dữ liệu hóa đơn điện tử.

Việc thực hiện đầy đủ các trách nhiệm này giúp người bán tránh được các rủi ro pháp lý và thuế.

Đối với người mua hàng, người cung cấp dịch vụ

Thông tư 21/2021/TT-BCT cũng quy định rõ quyền và nghĩa vụ của người mua trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử.

Điều 15. Quy định về việc tiếp nhận hóa đơn điện tử

Điều này quy định về cách thức người mua tiếp nhận hóa đơn điện tử:

• Phương thức nhận: Người mua nhận hóa đơn điện tử từ người bán thông qua các phương thức điện tử đã được thỏa thuận, ví dụ như email, cổng thông tin của nhà cung cấp hóa đơn, hoặc các kênh trao đổi dữ liệu điện tử khác.
• Đảm bảo tính toàn vẹn: Người mua cần kiểm tra để đảm bảo hóa đơn điện tử nhận được là nguyên vẹn, không bị thay đổi hoặc hư hỏng.
• Xác nhận nhận hóa đơn: Tùy thuộc vào thỏa thuận, người mua có thể cần xác nhận đã nhận hóa đơn điện tử từ người bán.

Việc tiếp nhận hóa đơn điện tử một cách an toàn và chính xác là bước đầu tiên để người mua thực hiện các nghĩa vụ tiếp theo.

Điều 16. Quy định về việc sử dụng hóa đơn điện tử

Điều này quy định về cách thức người mua sử dụng hóa đơn điện tử đã nhận:

• Lưu trữ hóa đơn điện tử: Người mua có trách nhiệm lưu trữ hóa đơn điện tử đã nhận theo quy định của pháp luật về kế toán và lưu trữ.
• Sử dụng cho mục đích kế toán, thuế: Hóa đơn điện tử được sử dụng làm căn cứ để hạch toán kế toán, kê khai, quyết toán thuế và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác.
• Xác thực tính hợp lệ: Người mua nên có các biện pháp để xác thực tính hợp lệ của hóa đơn điện tử đã nhận, ví dụ như tra cứu trên cổng thông tin của cơ quan thuế.

Việc sử dụng hóa đơn điện tử đúng mục đích và tuân thủ quy định giúp người mua đảm bảo quyền lợi về thuế và kế toán.

Điều 17. Quy định về việc thông báo sai sót trên hóa đơn điện tử

Điều này quy định về trách nhiệm của người mua khi phát hiện sai sót trên hóa đơn điện tử:

• Thông báo cho người bán: Nếu phát hiện sai sót trên hóa đơn điện tử đã nhận mà không làm thay đổi đến mức phải hủy hóa đơn, người mua có trách nhiệm thông báo cho người bán để điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn.
• Thời hạn thông báo: Người mua nên thông báo cho người bán trong thời gian sớm nhất có thể sau khi phát hiện sai sót.
• Hình thức thông báo: Việc thông báo có thể thực hiện bằng văn bản hoặc phương tiện điện tử.

Vai trò của người mua trong việc thông báo sai sót giúp đảm bảo tính chính xác của các giao dịch và chứng từ.

Điều 18. Quy định về trách nhiệm của người mua

Điều này tổng hợp các nghĩa vụ và trách nhiệm chính của người mua trong việc sử dụng hóa đơn điện tử:

• Tiếp nhận và lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật.
• Sử dụng hóa đơn điện tử đã nhận cho mục đích kế toán, thuế và các mục đích hợp pháp khác.
• Thông báo cho người bán khi phát hiện sai sót trên hóa đơn điện tử.
• Có trách nhiệm đối với hóa đơn điện tử mà mình đã nhận và sử dụng.

Trách nhiệm của người mua trong việc sử dụng và quản lý hóa đơn điện tử cũng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính chính xác và minh bạch của toàn bộ hệ thống.

Quy định chung và điều khoản thi hành

Phần này bao gồm các quy định chung áp dụng cho cả hai bên và các điều khoản về hiệu lực thi hành của Thông tư.

Điều 19. Áp dụng hóa đơn điện tử đối với các trường hợp khác

Điều này mở rộng phạm vi áp dụng của hóa đơn điện tử đối với các trường hợp đặc biệt hoặc các loại hình hoạt động khác mà pháp luật có quy định:

• Thông tư quy định rằng các trường hợp khác mà pháp luật có quy định về việc sử dụng hóa đơn điện tử thì cũng phải tuân thủ các quy định tại Thông tư này. Điều này đảm bảo sự thống nhất và đồng bộ trong việc áp dụng hóa đơn điện tử trên toàn quốc.

Điều 20. Hiệu lực thi hành

Đây là điều khoản quan trọng về thời điểm mà Thông tư bắt đầu có hiệu lực:

• Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 29 tháng 04 năm 2021.
• Các quy định về hóa đơn điện tử tại Thông tư này áp dụng kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2022. (Lưu ý: Cần kiểm tra lại thời điểm này vì có thể đã có các quy định điều chỉnh sau này. Tuy nhiên, theo nguyên văn của Thông tư 21/2021/TT-BCT, thời điểm này là áp dụng cho các quy định chi tiết về hóa đơn điện tử).
• Trong quá trình triển khai, nếu có khó khăn, vướng mắc, các đơn vị, tổ chức, cá nhân phản ánh kịp thời về Bộ Tài chính để xem xét, giải quyết.

Việc quy định rõ ràng về hiệu lực thi hành giúp các đối tượng áp dụng chủ động trong việc chuẩn bị và thực hiện các quy định mới.